Czym jest archiwizacja? to po prostu czynność przechowywania danych w innym miejscu niż codzienna praca z dokumentami, w celu ich długotrwałego ich przechowywania. Co to może być, zapyta ktoś. Wszystko co przyjdzie nam tylko do głowy. Od faktur, przez podpisane umowy aż po wszelkiego rodzaju potwierdzenia. To oczywiście tylko przykłady ale zakres ten ograniczony jest tylko naszą wyobraźnia. Całe szczęście że obecnie nie tylko można postawić segregator, można go podwiesić, podczepić . Można to zrobić na tyle sposób, a wybrać ten który dla nas osobiście będzie najbardziej odpowiedni. Co może nas ograniczać poza wyobraźnią? , środki pieniężne bo jak to zawsze jest wszystko kosztuje. I tylko od nas zależy ile wydamy.

Jak wygląda poprawna archiwizacja dokumentów?  Polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. Urząd Skarbowy może do przedsiębiorcy w każdym momencie się zgłosić i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia. Dokumenty archiwizowane są specjalnie klasyfikowane poprzez nadanie im oznaczeń literowych. W momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów. 

Przykłady terminów archwizacji:

- dokumentację związaną z księgowością należy przechowywać przez okres, co najmniej pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego.

- dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać również przez okres pięciu lat.

- dokumentację pracowniczą przechowuje się dużo dłużej. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest obliczenie renty, czy emerytury, należy utrzymywać w archiwum, przez co najmniej pięćdziesiąt lat, licząc od ostatniego roku przepracowanego przez pracownika.

To co najważniejsze i najbardziej popularne.